L'APU agit comme un collègue à taille humaine ; ce n'est pas un simple tableau d'affichage. C'est l'une des raisons pour lesquelles un assistant de projet virtuel porte un vrai visage. Accordez-vous une minute et imaginez que c'est une personne.
Nous recrutons un nouveau membre de l'équipe
Il faut parfois quelques semaines, et pas seulement quelques jours, pour qu'un nouveau collègue soit entièrement formé et intégré. Des mois peuvent s'écouler avant que vous ne commenciez réellement à bénéficier de votre travailleur en direct. Oubliez un instant le temps et l'argent que vous a coûté le processus de recherche précédent (annonces, entretiens). Considérons uniquement le coût des équipements et des outils de travail, puis toute l'énergie et le temps des collègues qui aident à la formation d'un nouveau venu. Ajoutez les coûts salariaux, y compris la sécurité sociale et l'assurance maladie (prélèvements) - indépendamment de la réussite du processus d'intégration.
"Il faut trois semaines pour trouver la bonne porte du premier coup", dit l'une de nos clientes. Et elle n'est pas la seule. Le processus d'intégration prend entre un et trois mois dans la plupart des entreprises, en fonction de la complexité du poste et de l'expérience antérieure du nouvel arrivant.
Vous devez expliquer à un nouveau collègue ce que fait l'entreprise et pour qui, présenter aux autres collègues des équipes individuelles, le style de travail en équipe, l'environnement de travail et les contrats de l'entreprise, les règles de communication. Nous transmettons le savoir-faire de l'entreprise. Nous leur consacrons notre temps et celui de nos collègues. Nous faisons cela pour atteindre un seul objectif avec une seule attente : après une période d'essai, ils travailleront de manière autonome, créeront une valeur ajoutée pour l'ensemble de l'entreprise et seront bénéfiques pour leurs collègues. En d'autres termes, notre investissement sera rentable. Si nous réussissons, cela peut prendre plusieurs mois, parfois des années.
Le processus d'embarquement de l'UPA est presque identique. Il suffit de soustraire tous les aspects inconfortables.
- Pas de frais de publicité
- Aucun entretien
- Pas d'équipement et d'outils de travail
- Il faudra une ou deux semaines à votre collègue virtuel pour être parfaitement performant - mais seulement quelques minutes pour commencer à vous aider. La rapidité de l'intégration sera directement proportionnelle au temps que vous êtes prêt à investir.
Un parallèle apparemment inimaginable
L'UPA commence comme un stagiaire très junior. Il absorbe littéralement toutes les informations que vous lui donnez comme une éponge. Il se souvient immédiatement et en permanence de tout ce que vous lui dites sur l'entreprise et les équipes. Plus vous investissez de temps et d'énergie au début, plus vous en recevez en retour. Immédiatement. Pas d'attente ni d'incertitude.
L'UPA a besoin de connaître ses collègues et leur rôle, leur temps de travail, leur agenda dans le calendrier, ce sur quoi ils travaillent, les projets auxquels ils participent, les priorités de l'entreprise, ainsi que les délais qui sont contraignants et doivent être respectés. Peu importe qui travaille à temps plein ou à temps partiel, qu'il s'agisse d'un membre de l'équipe interne ou externe. Ce qui compte, c'est de savoir qui, quand et dans quel but on peut l'utiliser.
Une fois qu'il a obtenu les informations nécessaires, ce qui est généralement une question d'heures, le jeune stagiaire devient un assistant de direction. Il met en œuvre ses compétences informatiques et, en quelques secondes, il établit des programmes de travail optimaux pour l'ensemble de l'entreprise, en tenant compte de toutes les exigences mentionnées ci-dessus. Il n'oubliera rien, et si vous n'avez pas fait d'erreur lors de la saisie des données, vous obtiendrez un résultat parfait.
Il révélera immédiatement ce qui peut et ne peut pas être accompli en réel. Qui ralentira les autres collègues parce qu'ils ne seront pas en mesure d'accomplir le travail (aucun d'entre nous - à moins d'être un robot - ne peut travailler 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à plein régime). Il calculera le moment où le travail pourra réellement être effectué. C'est au chef de projet ou à la direction de l'entreprise de décider ce qu'ils font de ces informations, qu'il s'agisse de soutenir davantage l'équipe ou de repousser l'échéance.
Pour chaque membre de l'équipe, l'UPA prépare une "to do list" ou liste de tâches, soigneusement triée en fonction des priorités. Les tâches importantes se trouvent "en première ligne" ; les moins importantes se trouvent à la fin de la liste. Bien sûr, vous pouvez commencer à travailler sur n'importe laquelle d'entre elles, mais il est préférable de suivre les recommandations de l'UPA.
Dès la première mission (puisque la première tâche est placée), il maintient soigneusement l'entreprise sur la "bonne voie". Sans relâche. Il réagit immédiatement à tout changement concernant un membre de l'équipe (par exemple, une nouvelle réunion dans le calendrier), vérifie tous les plannings et effectue des ajustements si nécessaire.
Une formation complémentaire ? L'UPA peut apprendre de chaque tâche, projet et changement commun. Chaque étape supplémentaire permettra de planifier un peu mieux (sur la base des expériences précédentes).
Un avis ? Vous n'aimerez pas en donner un, mais si c'est le cas, ce n'est qu'une question de minutes. Pas d'indemnité de licenciement. Simplement une résiliation de contrat en une seconde. Tout au plus, votre véritable équipe peut protester car elle s'est déjà habituée à son APU.
Ainsi, la tâche la plus difficile lors de l'embauche d'une UPA est de se mettre d'accord sur son nom.
Fin du parallèle. Et c'est une bonne nouvelle.
L'UPA ne fait pas d'erreurs, elle est toujours pleine d'énergie, elle ne part pas en vacances ou n'est pas malade, elle ne part pas avant la fin de la période d'essai, elle ne passe pas de coups de téléphone au bureau, elle ne boit pas des tonnes de café, elle n'est pas envieuse. Il est toujours de bonne humeur. Il aime les changements constants et les tâches complexes. Il ne s'oppose jamais, ni ne critique qui que ce soit ou quoi que ce soit. Il reçoit des informations et propose des moyens possibles d'atteindre les objectifs.
Il ne peut pas remplacer un humain. Et encore une fois, ce n'est pas une mauvaise nouvelle.
L'APU est sans émotion. Il ne reconnaît pas quand nous sommes fatigués. Elle ne remplacera jamais un être humain. Cependant, elle peut remplacer le travail improductif afin que nous, les humains, puissions créer, développer notre entreprise et nous-mêmes et avoir du temps pour ce qui est VRAIMENT important.
