Au cours de mes vingt années de vie professionnelle, j'ai dirigé un grand nombre de grandes équipes de projet, déclare Hynek Orság.
Ma plus longue expérience vient de la région de Moravskoslezský où nous avons géré plus de 300 projets en 10 ans avec un volume de financement de près de 14 milliards de couronnes tchèques. Le plus souvent, nous avons administré un domaine environnemental, mais pas seulement. Nous avons été engagés dans l'infrastructure routière, l'administration des biens, les bâtiments, l'éducation, et bien d'autres choses encore.
La création de notre propre entreprise, axée sur la gestion de projets personnalisés, a constitué une autre étape logique. Le domaine de l'environnement nous est le plus familier, c'est pourquoi nous nous y consacrons principalement. Nous fournissons également des services de conseil spécialisés.
À l'heure actuelle, nous collaborons activement à la gestion de projets avec environ 10 % des entités de l'administration publique en République tchèque. En outre, nous collaborons avec de nombreuses entreprises privées. Fondamentalement, nous sommes là pour toutes les entités qui n'ont pas leur propre capacité à gérer des projets de grande envergure de manière à ce que toutes les exigences législatives soient respectées, tout en obtenant le meilleur résultat possible dans un délai défini.
En pratique, nous agissons en tant que représentants de l'investisseur dans le cadre de pouvoirs et d'obligations précisément définis. Nous avons à notre disposition toutes les professions spécialisées - avocats, designers, spécialistes de la législation, et autres.
La majorité de nos spécialistes possèdent une connaissance extrêmement approfondie du domaine, mais ils ne possèdent pas la capacité de gérer et de coordonner la relation avec les autres professions. Ils ont besoin qu'on leur donne les instructions et qu'on les traite.
Nous agissons principalement en tant que coordinateurs de carrière, en tant que garant supervisant le respect des délais ainsi que de toutes les exigences nécessaires. Nous sommes compétents pour assumer le contrôle de l'ensemble du projet - le planifier, le gérer, s'assurer que toutes les relations ont été respectées et nous occuper de la documentation.
Quelle est la réalité actuelle de la gestion de projet dans l'administration publique ?
Les temps modernes apportent de plus en plus de complications sous la forme d'une augmentation extrême des procédures bureaucratiques, qui empêchent les entités de l'administration publique, mais aussi les entrepreneurs, de s'occuper de leur travail (ou de leur entreprise). Le volume du "lest" a considérablement augmenté, même dans le secteur public, mais il n'a aucun rapport avec la gestion de projet.
Lorsqu'il s'agit d'un projet d'investissement, vous devez disposer de spécialistes compétents qui peuvent très bien traiter la partie technique des instructions, de personnes ayant une expérience des investissements et d'un gestionnaire de projet expérimenté. Si vous disposez de tous ces éléments, tout peut bien se passer.
Cependant, dans le secteur public, les aspects politiques peuvent interférer en même temps. Vous ne pouvez accomplir aucun acte fondamental sans la prise de décision collective d'une autorité locale. Par conséquent, il est beaucoup plus compliqué de prendre une mesure dans le secteur public que dans le secteur commercial.
Ces dernières années, j'ai l'impression que le rythme se ralentit progressivement dans le secteur public. C'est une question de ressources humaines - il s'agit de la disponibilité de personnes de qualité et expérimentées, car il n'y en a que très peu sur le marché du travail. Il est très difficile de trouver la bonne personne - une personne qui peut être facilement intégrée dans une équipe sans avoir besoin d'une longue formation ; quelqu'un à qui l'on peut confier les responsabilités nécessaires.
Ensuite, bien sûr, il s'agit de la disponibilité des outils technologiques nécessaires à la gestion de projet et de la manière dont nous les utilisons.
Le résultat de toutes ces influences est que le problème permanent de la société d'aujourd'hui est une procrastination sans fin. Tous les autres problèmes y sont liés.
Comment l'administration de l'État et l'administration locale sont-elles liées aux technologies de gestion de projet ?
L'un des principaux problèmes est le manque de personnel qualifié et motivé. Lorsque vous dirigez un projet, vous faites souvent des investissements s'élevant à un demi-milliard de couronnes tchèques - et vous ne pouvez pas confier de tels projets à des personnes qui n'ont jamais fait un travail similaire.
Si nous observons les petits villages, nous constatons qu'ils n'ont que quelques travailleurs à leur disposition et qu'il n'y a personne pour s'occuper de la gestion du projet. La même situation se produit dans les petites entreprises. Par conséquent, il n'y a pas d'espace pour discuter de l'utilisation d'un outil qui pourrait être utile.
Un besoin brûlant apparaît au moment où vous devez gérer des équipes de plusieurs dizaines d'utilisateurs.
Les grandes "entreprises" - je pense aux ministères ou aux autorités centrales des administrations publiques - disposent d'outils technologiques utilisés pour la gestion de projets. Cependant, je ne connais pas beaucoup d'entités qui utiliseraient vraiment de tels outils - au moins pour le respect des délais, la communication avec tous les fournisseurs et partenaires et la vue d'ensemble des activités liées au projet.
Une raison courante pour éviter d'utiliser des assistants électroniques est la simple répugnance humaine à être soi-disant "sous contrôle". Nous avons essayé à plusieurs reprises de déployer les systèmes de contrôle dans de grandes organisations sous l'administration de l'État. Mais nous nous sommes toujours heurtés à des obstacles incroyables liés à l'état d'esprit des gens. Les gens le percevaient comme un "fouet" entre les mains d'un cadre supérieur. Indépendamment de toute explication, nous n'avons pas réussi à leur faire comprendre qu'un tel assistant électronique représente une aide précieuse.
Enfin, et surtout, elle est liée au travail avec l'ordinateur. Les utilisateurs courants n'utilisent qu'un fragment des possibilités qu'offrent des outils simples, tels qu'Outlook ou Excel. Au moment où quelque chose de plus complexe ou, disons, de plus robuste apparaît, l'obstacle est tout simplement trop grand. Les personnes qui étaient prêtes à s'habituer à travailler avec le nouveau système étaient en minorité. Nous collaborons encore avec beaucoup d'entre eux à ce jour.
À quand remonte le moment où vous ne pouvez pas vous passer de la technologie ?
Vous pouvez toujours gérer un certain nombre de projets en utilisant la "méthode empirique". Mais lorsque vous approchez de cette limite, vous devez prendre deux mesures importantes. Premièrement, vous devez renforcer l'équipe en trouvant d'autres personnes expérimentées. Deuxièmement, vous devez vous aider vous-même en utilisant un outil.
Dans le passé, nous testions beaucoup de choses. Mon expérience de l'utilisation d'outils facilement disponibles pour la gestion de projets était, disons... de moitié-moitié.
Les outils freeware simples ont des fixations fixes, ce qui signifie qu'ils ne nous permettaient pas d'utiliser la flexibilité nécessaire. Certains de nos projets sont très complexes et il faudra X années pour les mener à bien. Pour ces projets, les options ne sont pas du tout suffisantes et l'efficacité se limite presque à l'utilisation d'un papier et d'un crayon.
Si les outils massifs et robustes offraient la flexibilité nécessaire, ils présentaient également un coût d'acquisition énorme, non seulement lors de l'investissement, mais aussi lors de l'exploitation. Avant qu'une personne apprenne à utiliser un tel système, il lui faut un temps disproportionné. Et même si vous savez comment entrer correctement le projet dans un tel système, à chaque changement, vous devez replanifier manuellement toutes les échéances et les ressources, ce qui entraîne de nouvelles pertes de temps. À certains moments, j'ai eu l'impression que le système commençait à retarder les gens au lieu de les aider.
Pourquoi comptez-vous vous appuyer sur APUtime?
Pour notre entreprise, il est extrêmement important que nous puissions planifier la gestion des projets à notre manière et travailler avec un système suffisamment flexible. Comme on le sait, les projets changent de jour en jour, et nous devons donc nous adapter sans cesse aux nouvelles situations et circonstances, car elles influencent les processus de préparation et de réalisation. Notre réalité quotidienne consiste à surveiller les délais et à recalculer constamment les calendriers et les coûts.
En ce moment, nous préparons une période de planification de sept ans pour nos projets. À ce stade, nous savons déjà qu'il y aura une telle quantité de travail que nous ne pourrons pas nous en sortir sans outils fiables pour le gérer.
À un moment donné, nous gérons 20 à 30 grands projets à partir d'un seul endroit. Pour nous, un projet signifie une collaboration de 5-6 professionnels - spécialistes et d'une vingtaine de fournisseurs - entreprises. Nous devons communiquer en permanence avec chacun d'entre eux. Nous voulons offrir à nos clients la possibilité de suivre activement en ligne l'évolution de leur projet - ce qui a déjà été réalisé et ce sur quoi on travaille encore.
APUtime est suffisamment flexible pour nous, mais en même temps il est convivial pour que nous puissions très bien travailler avec le système. Il y a également une grande conformité au cours des opérations quotidiennes et lors d'un recalcul constant de tout - comme les délais pour les changements, le temps nécessaire, le temps consommé, la charge de travail des personnes, et toutes les autres choses.
Personnellement, pour moi, une autre chose importante est que APUtime utilise l'intelligence artificielle, ce qui signifie que nous gardons l'avance sur les autres (nous l'avons déjà grâce à notre expérience et à une équipe formidable).
Nous commençons avec un groupe de base de dix membres, des chefs de projet. Cependant, tout porte à croire que le nombre fini d'utilisateurs internes de APUtime sera d'environ cinquante. Nous envisagerons également la possibilité d'employer des collaborateurs externes. Pour faire simple, nous allons grandir ensemble.
