L'année dernière, les employés ont perdu en moyenne 162 minutes par jour dans des tâches improductives. Ils ont investi 37 % de leur temps dans des tâches et des communications inutiles, 30 % dans de la paperasse inutile, et 33 % dans des temps morts dus à une planification chaotique (oh, ces priorités !).
Nous avons souvent entendu la phrase "nous le faisons parce que la direction le veut" (voir graphique).
Tout le monde s'accorde à dire que l'augmentation de la procrastination involontaire a également été causée par la pandémie de COVID, qui a obligé une grande partie des employés à travailler à domicile. Les entreprises n'étaient pourtant pas prêtes à faire face à une telle situation.
Nous avons mené l'enquête dans 267 entreprises de diverses spécialisations. Des employés, des chefs de projet et des PDG d'entreprises de toutes tailles (des plus petites aux grandes entreprises) ont répondu. L'analyse s'est concentrée sur les "emplois de bureau", c'est-à-dire les activités professionnelles intellectuelles réalisées à l'aide de la technologie informatique, et non sur les emplois manufacturiers et manuels.
Les entreprises ont partiellement perdu le contrôle de leurs employés pendant la pandémie. Elles essaient généralement de le rétablir en mettant davantage l'accent sur l'administration. Plus d'e-mails, plus de réunions, plus de rapports. La communication entre les équipes est rarement idéale. Les managers n'ont pas l'habitude d'assigner des tâches et de contrôler leurs équipes à distance, ils sont souvent eux-mêmes improductifs. En 2020, un employé moyen a perdu quatre mois de temps de travail, ce qui représente 6 519 USD* (138 798 CZK*), si l'on calcule par salaire moyen.
Mais en fait, une meilleure organisation du travail peut immédiatement soulager les employés d'une surcharge de travail et éviter des recrutements inutiles. L'augmentation de la productivité du travail peut alors être la clé d'une compétitivité accrue sans coupes financières ni licenciements.
Le travail improductif "au bureau" est toléré, l'industrie ferait faillite avec une telle approche.
L'ironie est qu'alors que des temps d'arrêt infimes sont régulièrement contrôlés en production, de nombreuses heures sont gaspillées chaque jour dans les bureaux, avec le sentiment qu'il n'y a pas d'autre solution. "Si l'on considère le travail des techniciens et des cadres, seule une analyse détaillée peut montrer qui travaille vraiment et qui "parasite". Certains employés commenceraient évidemment à transpirer et à reconsidérer leur charge de travail", a commenté Ivo Šnajdr, auditeur spécialisé dans le conseil en systèmes de gestion, à propos des données de l'enquête.
Cependant, une faible productivité ne signifie pas nécessairement que les gens ne font que s'amuser. Lors des entretiens, les employés nous ont souvent dit que malgré leur faible productivité, ils n'arrivaient pas à terminer les tâches et faisaient souvent des heures supplémentaires. Les données ont également montré que les entreprises les plus improductives sont l'administration publique et ses organisations : on ne sait pas vraiment quelles activités créent de la valeur et lesquelles n'en créent pas. Et personne ne veut faire du travail supplémentaire ou être licencié pour cause de redondance.
L'intelligence artificielle permet d'accroître la productivité du travail
L'intelligence artificielle peut contribuer de manière significative à accroître l'efficacité. L'apprentissage automatique et la robotique, qui jouent un rôle crucial dans les industries, ont évité les bureaux jusqu'à présent. Aujourd'hui, les choses commencent à changer.
Les systèmes de planification de base, les tableaux d'affichage électroniques et les listes de tâches ne font que reproduire la pensée humaine avec tous les problèmes que cela implique. Nous planifions en fonction de ce qui est confortable pour nous plutôt que de ce qui doit être fait, nous ne commençons pas à travailler sur des tâches utiles mais faussement prioritaires, les managers privilégient leur propre temps par rapport à celui de leur équipe... et ainsi de suite.
Les grandes multinationales de la technologie utilisent un système de productivité du travail, géré par une intelligence artificielle. Ce système peut être strictement équitable et impartial. Malheureusement, de nombreuses grandes entreprises des secteurs non technologiques ne disposent pas de tels systèmes. La situation est encore pire dans le secteur public et dans les petites et moyennes entreprises, où les outils d'équipe simples font souvent défaut et où les employés travaillent dans le chaos.
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* Dérivé du salaire mensuel brut moyen au deuxième trimestre 2020 d'un montant de 1 609 USD (34 271 CZK) selon l'analyse de l'Office statistique tchèque et du fonds pour le temps de travail pour 2020. APUtime publie le taux de temps de travail improductif sur la base d'une analyse de 267 entreprises de tailles et de spécialisations diverses. L'analyse se concentre uniquement sur les "emplois de bureau", c'est-à-dire les activités professionnelles intellectuelles réalisées à l'aide de technologies informatiques.
