Les entreprises, grandes et petites, ont été contraintes d'arrêter leur production et la majorité d'entre elles n'ont pas la moindre idée de ce qui les attend ou de la manière de survivre à cette situation. En raison de la rapidité avec laquelle les choses évoluent chaque jour, il est très difficile d'avoir une idée claire des mesures à prendre, car il semble y avoir plus de questions que de réponses.
Où en sommes-nous et que va-t-il se passer ?
Malheureusement, il y a très peu de certitudes. De nombreuses branches industrielles et prestataires de services ont ressenti une diminution de la demande de services et de produits (souvent jusqu'à zéro). En conséquence, de nombreuses entreprises ne sont pas en mesure d'honorer leurs obligations financières envers leurs partenaires et leurs employés. Des milliers d'emplois ont ainsi été menacés, et même les indépendants ont réduit leurs effectifs, ce qui a entraîné une augmentation du taux de chômage. L'effet global de cette situation est que le pouvoir d'achat de la population va également diminuer et avoir un impact négatif sur la stabilité économique et sa reprise.
Actuellement, cela signifie qu'il y a une volonté accrue de maintenir la production de services essentiels, y compris dans le domaine médical. Alors que nous traversons la tempête, il est également important que les entreprises soient prêtes à redémarrer dès que la pandémie commencera à se résorber.
À quoi ressemblera le monde après le coronavirus ? Il est difficile de répondre à cette question pour l'instant, mais ce dont nous sommes sûrs, c'est qu'elle entraînera probablement une expansion des activités en ligne.
La gestion sera également différente, car de plus en plus de personnes travailleront à domicile, ce qui permettra aux entreprises de réaliser des économies. De nouveaux modèles d'entreprise et d'éducation devraient également apparaître, et les communications à distance deviendront incontournables.
Nouvelle opportunité
Même si la pandémie a eu un impact négatif sur les entreprises, il existe encore des possibilités d'améliorer votre façon de faire les choses, et nous voulons nous concentrer sur l'une d'entre elles en particulier : l'audit de vos processus. Les responsables doivent prendre un moment pour réfléchir à la manière d'atteindre la plus grande efficacité de travail et d'optimiser les processus dans leur entreprise, surtout si l'on considère que de futures pandémies ou des événements mondiaux inattendus pourraient affecter les affaires. La première étape consiste à maximiser la capacité de l'entreprise, ce qui peut impliquer de remodeler sa structure actuelle pour un fonctionnement en ligne.
Le développement rapide des technologies modernes est en plein essor, et on trouve actuellement sur le marché un outil qui aide à gérer automatiquement les processus grâce à l'intelligence artificielle. Cet outil peut réagir aux changements en quelques secondes et replanifier les processus afin qu'ils soient mis en place de la manière la plus efficace possible, ce qui se traduit par de meilleurs résultats commerciaux.
Pour les entreprises, il deviendra également important de se remettre rapidement de la situation actuelle et de se préparer à la croissance économique.
Commencez par la révision du processus
En particulier, les entreprises doivent disposer d'un plan de crise bien préparé.
Jusqu'à présent, les entreprises ont envisagé les processus sous l'angle de leur mise en œuvre ou de leur optimisation. La situation économique actuelle, due à la pandémie, oblige toutefois les entreprises à réfléchir à la manière de maintenir l'entreprise en activité, même dans des conditions où les travailleurs doivent rester à la maison pour s'occuper d'enfants qui ne peuvent pas aller à l'école, ou en raison de protocoles de quarantaine obligatoires.
Prenons par exemple le recrutement de nouveaux employés, un processus auquel chaque entreprise est confrontée. Si l'entreprise ne dispose pas d'un processus parfaitement défini, les employés peuvent travailler sur certaines tâches indépendamment de leurs collègues. Par exemple, il peut arriver qu'un candidat soit invité au deuxième tour de sélection sans avoir passé l'entretien initial. Ou encore, il peut arriver que les candidats se voient poser les mêmes questions lors du premier et du deuxième tour de recrutement, ce qui va à l'encontre du but recherché. Non seulement l'entreprise perd le temps qui aurait pu être dépensé plus efficacement, mais cela peut également conduire à une duplication des données.
Voyons maintenant à quoi pourrait ressembler la même situation. Les entreprises ont généralement une procédure choisie de manière purement naturelle pour exécuter leurs commandes ainsi que les questions administratives internes de routine. Cependant, ces procédures ne sont pas organisées visuellement. Ce n'est qu'après avoir dessiné la carte heuristique qu'elles seront en mesure de visualiser pleinement les processus. À ce stade, un manager peut vouloir se concentrer sur la continuité des étapes individuelles et découvrir un plan d'action plus efficace. C'est un exemple de l'importance de cartographier d'abord les processus. Nos consultants seront heureux d'offrir un soutien en la matière, en plus d'aider à organiser le suivi des tâches, à identifier les goulets d'étranglement et à suggérer des améliorations. Pour ce faire, on dessine les processus avec des sous-tâches spécifiques directement sur ApuTime. La direction décide également des compétences des employés et attribue les tâches aux employés responsables afin que le recrutement ne soit effectué que par un seul employé des RH plutôt que par un technicien de service.
Voyons comment cela peut se dérouler au cours d'un jour ouvrable donné. Lundi matin, une employée du département des ressources humaines, Mme Smith, se connecte à ApuTime, où elle voit la tâche "1. Entretien avec M. Hanson". Cette tâche peut être accompagnée d'un CV et d'un document contenant des questions à poser au candidat, dont les réponses seront complétées au cours de l'entretien. Lorsqu'elle travaille à domicile, il lui suffit de passer un appel vidéo avec le candidat et de lui poser les bonnes questions. Une fois l'entretien de premier tour terminé (et le document rempli), la première tâche est achevée, et ce n'est qu'après que la deuxième tâche sera débloquée ("2. entretien avec M. Hanson"). La deuxième tâche peut être assignée à un autre membre de l'équipe, Mme Newman, qui peut alors remplir les réponses sont jointes dans le document. Mme Newman peut être assurée que le candidat a passé le premier tour de la procédure de sélection sans avoir à vérifier auprès de ses collègues ou à revérifier les résultats.
Ce n'était qu'un exemple de processus. Imaginez qu'une entreprise possède des dizaines ou des centaines de ces processus. Surveiller chacun d'entre eux, vérifier s'ils sont exécutés avant la date limite et contrôler le temps que les employés passent sur les tâches serait une tâche très difficile sans les outils appropriés. Avec ApuTime , vous pouvez le faire facilement en vous connectant à l'application, à tout moment et en tout lieu, de sorte que le travail à domicile ne constitue pas un obstacle.
Alors, êtes-vous prêt pour l'avenir ? Contactez ApuTime pour vous y préparer, nous vous aiderons.
