Home AMBROSIE est un prestataire privé agréé de services sociaux. 138 clients utilisent les services résidentiels. En 26 ans de présence sur le marché, l'entreprise a pris en charge 4 500 patients domestiques.
En 2019, le directeur général de l'entreprise a décidé de procéder à la numérisation de l'entreprise.
L'objectif était de simplifier la mise en œuvre des tâches administratives, de réduire la dépendance des différents employés vis-à-vis de bureaux spécifiques et de faciliter la formation des nouveaux employés.
Les années 2020 et 2021 ont représenté une charge de trafic extrême car elles se sont accompagnées de craintes, d'incertitudes, de chaos et d'une augmentation considérable de l'administration. En même temps, ces années ont confirmé que la décision de commencer à utiliser pleinement les technologies disponibles était juste et opportune.
Le dernier domaine qui nécessitait une attention particulière était la gestion automatisée des processus et la gestion du travail à distance.
En janvier 2021, nous avons procédé à l'automatisation d'un maximum de processus afin de réduire la charge de travail organisationnelle et administrative (qui touche particulièrement les travailleurs sociaux). Le gagnant de la procédure de sélection a été ApuTime. Les facteurs qui l'ont emporté sont la présence d'un planificateur autonome, la flexibilité du système et une interface utilisateur extrêmement simple, adaptée aux employés ordinaires qui n'utilisent pas d'ordinateur, mais seulement un téléphone portable.
La numérisation facilite considérablement la communication entre la direction et les employés ordinaires. En outre, elle maximise la vitesse de transfert des tâches tout en limitant les contacts personnels, ce qui est actuellement une priorité dans les services d'aide sociale.
Une partie des processus est activée automatiquement en remplissant un formulaire sur son site web (demande d'admission, réservation de dates pour des vidéoconférences, signalement de défauts techniques dans un bâtiment, et autres). Les employés des différents départements attribuent et gèrent le reste. Les documents nécessaires sont stockés dans un environnement en nuage. L'intégration de ApuTime à MS Outlook permet de lier APUtime aux calendriers.
...et une trentaine d'autres
